Para de desejar que o seu dia tenha 30 horas e otimize as 24 que você já tem.

É muito comum não identificarmos em nós mesmos que estamos procrastinando e acharmos que não nos consideramos improdutivos. Você vai me dizer: “Eu, não! É claro que sou produtivo. Eu produzo muito.”

Ok. Eu também pensava assim. E realmente era, mas, essencialmente sob pressão. Frequentemente ouço a frase: “eu trabalho melhor sob pressão.”. Hoje, isso me parece coisa de louco. De verdade. Hoje, para mim, isso não é ser produtivo.

“Produtividade é otimizar o tempo, fazendo mais com menos energia
e trabalhar não apenas no que é urgente.”

Só cheguei a essa conclusão depois de me avaliar muito e entender que ser produtivo é otimizar o seu tempo, fazer as coisas acontecerem (em qualquer campo de sua vida e em todos!) com o gasto mínimo de energia, manter o foco e não trabalhar apenas naquilo que é importante e urgente.

Para conseguir implantar isso em minha vida, passei por um longo processo e ainda estou, pois nada é estático, e ainda bem que não é. Desse processo consigo destacar pontos que foram fundamentais: um deles é a inclusão de hábitos no meu dia que farão toda a diferença na organização e consequentemente na produtividade. Vamos a eles:

  • Tire tudo, mas tudo mesmo que tem a fazer da sua cabeça e registre em um lugar confiável. Quando mantemos as tarefas em nossa mente, ela vai entender que precisa nos lembrar do que tem que ser feito periodicamente, e normalmente em momentos que não podemos realizá-las. Então, essa informação fica ali pendente, ocupando espaço, como em um hardware. E isso só contribui para aumentar a sensação de stress, de estar sobrecarregado e é claro, é responsável pela perda de prazos e trabalharmos sempre no que é urgente.

  • Utilize ferramentas apropriadas para registrar essas tarefas: aplicativos no celular, gravadores de som, caderno, enfim, algo que favoreça a mobilidade, podendo ser acessado a qualquer hora e que você irá acessar regularmente, mas precisa ser algo que por estar lá registrado você sabe que não irá esquecer. De nada vale registrar, se você não trabalhar nessa lista depois, caminhando nas pendências.

  • Sempre temos pequenas tarefas que se encerram em uma única ação: agendar uma consulta, comprar algo, enviar um email, fazer uma ligação, por exemplo. Ao se lembrar de uma tarefa assim que vá ocupar de 2 a 5 minutos do seu tempo e puder realizá-la na hora, faça. Não postergue, otimize o seu tempo.

  • Pela manhã, resgate ou estabeleça a sua “missão” naquele dia, aquilo que precisa ser feito de qualquer jeito. Eleja no máximo duas tarefas, dependendo da complexidade. Não estabeleça metas que não vai conseguir cumprir, isso aumentará sua sensação de improdutividade e gerará frustração. Estabelecer uma ou duas missões e conseguir cumpri-las alimentará sua sensação de produtividade e satisfação.

  • Mantenha o foco. Ao estabelecer suas tarefas, sua “missão”, não se deixe levar por tarefas que seriam mais agradáveis, ou por aquilo que não foi programado e surgiu de última hora, analise se esta nova tarefa pode ser programada para amanhã. E coloque-a como sua missão de amanhã, se for importante. Além disso, há diversas técnicas que podem te ajudar a se concentrar melhor. Eu utilizo algumas diariamente. Treine isso.

  • Monte uma agenda organizando seu tempo em grandes grupos de cada setor de sua vida (trabalho, família, social, pessoal, enfim, como quiser). Assim você terá certeza de que reserva um tempo para tudo, e não deixe de realizar. Saber que está atuando em toda a sua vida, aumentará a sensação de satisfação, de realização e disposição. Atenção para não engessar ou ser flexível demais.

  • Priorize a execução das tarefas de acordo com recursos disponíveis: computador, internet, telefone, tempo, lápis e papel, até mesmo o seu nível de energia e disposição. Nem sempre estamos dispostos a realizar tarefas complexas e longas. Se não estiver trabalhando naquilo que é urgente, transferir para outro dia esta tarefa será possível e com certeza, realizar uma tarefa com mais disposição, com todo o seu potencial energético será muito mais produtivo e satisfatório.

Eu vivenciei cada um desses pontos e percebi comigo mesma o efeito e a melhora que cada um provoca, alguns foram frutos da própria experiência, da necessidade de adquirir mais organização em prol da produtividade e até mesmo ampliar a percepção do meu corpo para melhor aproveitamento energético, outros de leituras preciosas que forneceram dicas pontuais, dentre as quais algumas que aqui estão nesse texto (Leia Getting Things Done – David Allen) .

O mais importante: comece a implementar. Não espere estar pronto. Comece e vá ajustando, até chegar num modelo que considere interessante para aquele momento.

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