4 maneiras de otimizar o seu tempo!

Acredito que uma das primeiras coisas que deve passar pela cabeça de todos é como conseguir tempo para realizar tudo o que tenho contado aqui nos posts durante esse ano. De fato é uma preocupação válida, porque se você tem uma rotina bem inflexível, isso pode se tornar difícil. Mas, há como facilitar muito esse processo.

Mas, antes de falar como isso é possível, é importante lembrar alguns pontos:

Primeiro, aquilo que você quer mudar, realizar, conquistar precisa ser prioridade na sua vida. Você realmente tem que querer. Sem o desejo, não há comprometimento. Só tendo toda a certeza de que realmente você quer alcançar o que definiu é que você encontrará forças para buscar as soluções, ultrapassar os obstáculos, enxergar as oportunidades e ser comprometido. E lembre-se, querer algo é querer percorrer todo o caminho necessário para esta conquista.

Segundo, as coisas não são fáceis. Nós vemos o sucesso de algumas pessoas e as vemos no momento atual, não presenciamos todo o caminho percorrido, o quanto houve de dedicação, as dificuldades que elas passaram e como se superaram. Mas, sabemos que elas insistiram, buscaram alternativas, tiveram disciplina e paciência. Portanto, lembre-se de que para toda construção é necessária disciplina e regularidade.

E os dois pontos se entrelaçam, porque se você não tiver comprometimento, você não terá disciplina.

Quando falamos em tempo disponível há alguns elementos que precisam ser implantados: organização, foco, prioridades, processos. Veja algumas maneiras que podem ajudar a otimizar o tempo e a melhor administrá-lo:

  • Organize-se em uma agenda. Faça antes de tudo um grande panorama de como o seu dia é ocupado, até pequenas atividades. E procure visualizar em forma de percentual, quanto do seu tempo é dedicado para cada setor de sua vida. Lembre-se de suas prioridades, quais setores são mais importantes e verifique para quais você está dedicando menos tempo do que gostaria. Refaça a sua agenda do jeito que você gostaria que fosse respeitando, é claro, os compromissos que são inalteráveis. Aqui você poderá observar se está dedicando muito tempo para coisas que não são importantes para você. Se são atividades necessárias, busque alternativas para administrá-las melhor (por exemplo: atividades de administração da casa podem ser separadas um pouco por dia, você pode distribuir um pouco das atividades entre todos os que moram com você, estabelecer alguns processos, etc.).
    Você também perceberá que pode eliminar algumas atividades, por exemplo, simplificando a sua vida material – quanto menos coisas temos para arrumar, organizar, limpar, menos tempo é gasto com essas atividades.

  • Estabeleça prioridades. Dentro de cada setor que você separou em sua agenda, estabeleça quais as atividades que você tem para fazer por ordem de importância. Estabeleça prazos e se for preciso faça até um cronograma. Por exemplo: o que quer realizar na sua vida pessoal (com seus comportamentos, no seu corpo, na sua alimentação, etc.), defina o que é mais importante e em que ordem você irá implantar. Lembre-se que as mudanças que forem sendo feitas, precisam ser incorporadas dentro de uma rotina diária, com disciplina. Se precisar coloque lembretes pela casa para que os comportamentos e atividades se tornem hábitos.
    Ao estabelecer as prioridades, você começará a cortar atividades e as substituí-las por outras que estão mais de acordo com seus objetivos. Isso aumentará a sua satisfação com relação ao aproveitamento do seu tempo.

  • Tenha foco. Quando começar a realizar uma atividade, estabeleça um prazo para concluí-la e não disperse. Concentre-se nela até realizar o ponto que estabeleceu. Pense em quais as atividades te tiram do foco e elimine-as de sua agenda, você ficará surpreso na quantidade de coisas que nos distrai e toma o nosso tempo, sem gerar resultados. Avalie o que você precisa para ter mais foco: é o seu ambiente de trabalho? As ferramentas disponíveis influenciam? Ocorrem muitas interrupções? O horário que você definiu para a realização da atividade é o mais adequado? Avalie neste ponto, aspectos de energia disponível do seu corpo, assim como de estrutura disponível para o momento e interferências presentes.
    Resista a tentação de deixar para depois e mudar de atividade.

  • Produza mais, em menos tempo. Para isso acontecer é interessante avaliar alguns processos atuais e adotar um método de organização. Eu adotei em quase sua totalidade, o método GTD (Getting Things Done) e os resultados aparecem e uma melhora pode ser sentida de fato.
    A falta de organização impacta no stress. A quantidade de tarefas que temos para realizar sobrecarrega a mente e produz uma sensação de escassez de tempo e improdutividade. Quando você se organiza e começa a livrar a mente das atividades pendentes, essa sensação começa a diminuir e você não apenas se sente mais produtivo, como realmente se torna assim. Escrevi um artigo sobre isso em que coloco 7 medidas para você se tornar mais produtivo hoje – este artigo contempla algumas medidas que com certeza impactarão na melhor administração do seu tempo – se você está interessado em administrar melhor o seu tempo, recomendo fortemente que você o leia: clique aqui para ler.

Com a reestruturação de sua agenda, simplificação da vida, ajuste de processos, priorizações e colocando o foco no local certo, você sentirá uma melhora considerável na distribuição de suas atividades e na percepção de aproveitamento do tempo.

É importante lembrar que esse processo precisa ser repetido e reavaliado periodicamente, pois outras necessidades podem surgir, mudanças de prioridades, formas mais interessantes de organização e se o seu corpo ainda não tiver incorporado os novos comportamentos, ele pode voltar a agir de acordo com padrões antigos que estão mais automatizados e por isso, você precisará de um maior tempo para reeducá-lo para automatizar os novos padrões que você quer.